Modification d’un élément de déclaration de l’association

Il peut s’agir d’une modification :

• Des statuts
• Des membres dirigeants de l’association
• Du siège social de l’association

Il faut alors :

• Mettre à jour les statuts
• Faire une déclaration à la préfecture
• A la réception du récépissé, mettre à jour le Registre Spécial en conséquence.
• Avertir la banque (lettre recommandée avec demande d’avis de réception, ou remise directe à la banque avec demande de récépissé)
• Avertir l’assurance

Départ d’un membre

Il faut déclarer le nouvel effectif à l’assurance.

Qu’elle qu’en soit la raison, le départ d’un membre du Bureau doit entraîner :

• la révocation de ses accès aux comptes (bancaires et autres) sur internet
• la révocation de ses procurations (lettre recommandée avec demande d’avis de réception, ou remise directe à la banque avec demande de récépissé)
• la restitution à la banque de tous les moyens de paiement en sa possession

Adhésion

Vérifications

• le candidat est majeur et capable (pas de tutelle, antécédents psychiatriques…)

• la qualité de membre visée est accessible

• le candidat a pris connaissance et accepté les statuts ainsi que le règlement intérieur, fourni tous les renseignements demandés, et certifié leur exactitude

Validation de principe

• faite par le Conseil d’Administration qui n’est pas tenu de motiver sa décision
• soit pendant une réunion du Conseil d’Administration, soit par un vote électronique, auquel cas les membres du Conseil d’Administration auront 3 jours pour exprimer leur choix – passé ce délai, leur vote sera considéré comme blanc.
  Dans tous les cas, l’admission est validée si le nombre de votes favorables est supérieur au nombre de votes défavorables. En cas d’égalité, la voix du président tranche.
• si l’admission est validée sur le principe, le futur nouveau membre en sera notifié par voie électronique. Il peut alors envoyer le paiement.

Validation définitive

• vérifier que le montant reçu correspond à la qualité visée (ni inférieur, ni supérieur !)

• Sous réserve d’encaissement du montant de l’adhésion prévu par le règlement intérieur en vigueur à cette date (considérer le délai inhérent au traitement des chèques).
• envoyer une confirmation de validation définitive récapitulant les informations importantes  (période de validité, titre)
• déclarer le nouvel effectif à l’assurance

Durée de validité

Le membre est considéré comme à jour de sa cotisation à partir de la date d’encaissement du montant de l’adhésion prévu par le règlement intérieur en vigueur à cette date, et jusqu’au même jour de l’année suivante inclus. En cas de début de validité un 29 février, le membre est considéré à jour de sa cotisation jusqu’au 1er mars de l’année suivante, inclus.

Mettre à jour les dates de cotisation du membre.

Cas particulier

Si le changement de statut d’un membre intervient moins de deux mois après le paiement de sa cotisation et que son nouveau statut lui donne droit à une cotisation moindre, il sera crédité de la différence.

Tenue du Conseil d’Administration

Initiation

• Automatiquement, au moins tous les 3 mois.
• Automatiquement, suite à un défaut de quorum, 15 jours après la date initialement fixée.
• A la demande du président.
• A la demande écrite de la moitié des membres du Conseil d’Administration.

Convocation

Par courrier postal ou électronique, au moins 15 jours avant la date fixée.

Faut-il attendre la réunion pour constater le quorum, ou bien changer la date si les réponses indiquent qu’il ne pourra pas être atteint ? Donc éventuellement modifier le courrier pour encourager les réponses par mail.

Émargement

Enregistrer les présents et leurs pouvoirs.

En temps normal, il faut qu’au moins la moitié des membres soient présents (cela n’inclut pas les représentations par pouvoir). Il n’y a pas cette vérification de quorum si l’Assemblée est initiée par un report suite à un précédent défaut de quorum.

S’assurer que personne ne détient plus d’un pouvoir. Vérifier que la date, le lieu et la nature du pouvoir correspondent, et qu’un même absent n’a pas deux représentants différents.

Radiation

Tout membre du conseil qui, sans excuse, n’aura pas assisté à trois réunions consécutives, pourra être considéré comme démissionnaire. Sa radiation doit être enregistrée à l’ordre du jour de la prochaine assemblée ? Il s’expose à perdre sa qualité d’administrateur mais pas de membre ?

Résolutions

Votées à la majorité en comptant les présents + les représentations par pouvoir.
En cas d’égalité, la voix du président compte double.

Documents

Les résolutions sont consignées par écrit (de même que les délibérations, arguments contradictoires, sur demande explicite) dans un Procès Verbal, et signées par le Président et le Secrétaire.
Le procès verbal doit être ajouté au registre des délibérations, chaque page étant cotée et paraphée par le Président et le Secrétaire. En annexe, on doit pouvoir retrouver la feuille d’émargement, l’ensemble des pouvoirs utilisés, les nouveaux documents adoptés (par exemple : un nouveau Règlement Intérieur) ainsi que tout autre document utile.

Notification

Le Procès Verbal ainsi que les documents adoptés doivent être transmis aux membres, soit par courrier (postal ou électronique), soit par mise-à-jour du site.
Le Secrétaire doit mettre à jour sa page Agenda pour indiquer quand se tiendra le prochain Conseil.
Le Secrétaire doit mettre à jour sa page Historique qui présente la chronologie des Conseils avec les documents afférents (PV, nouvelle version validée des documents utiles tels que le Règlement Intérieur).

 

Tenue de l’Assemblée Générale Ordinaire

Initiation

• Automatiquement, une fois par an.

Convocation

Par courrier postal ou électronique, individuel ou collectif, ou par affichage sur le site internet, au moins 15 jours avant la date fixée.

Résolutions

Votées à la majorité en comptant les présents + les représentations par pouvoir.

Documents

Un secrétaire de séance est désigné.

Les résolutions sont consignées par écrit (de même que les délibérations, arguments contradictoires, sur demande explicite) dans un Procès Verbal, et signées par le Président et le Secrétaire.
Le procès verbal doit être ajouté au registre des délibérations, chaque page étant cotée et paraphée par le Président et le Secrétaire. En annexe, on doit pouvoir retrouver la feuille d’émargement, l’ensemble des pouvoirs utilisés, les nouveaux documents adoptés ainsi que tout autre document utile.

Notification

Le Procès Verbal ainsi que les documents adoptés doivent être transmis aux membres, soit par courrier (postal ou électronique), soit par mise-à-jour du site.
Le Secrétaire doit mettre à jour sa page Agenda pour indiquer quand se tiendra la prochaine Assemblée.
Le Secrétaire doit mettre à jour sa page Historique qui présente la chronologie des Assemblées avec les documents afférents (PV, nouvelle version validée des documents utiles).